SWIM (Miejsce do przetwarzania faktur przez dostawców) jest portalem internetowym dla dostawców i partnerów biznesowych firmy Viacom umożliwiającym dostęp do zleceń zakupu, faktur i statusu płatności.

Portal SWIM jest dostępny dla wszystkich zarejestrowanych dostawców. Jeżeli jeszcze się Państwo nie zarejestrowali, należy zwrócić się do osoby kontaktowej z Viacom w celu uzyskania instrukcji dotyczących rejestracji.

Do uzyskiwania dostępu do portalu wymagana jest aktualna wersja przeglądarki internetowej. Aby uzyskać informacje na temat minimalnych wymagań systemowych, należy przejść do strony Pomoc (Help), otworzyć dokument „Minimalne wymagania systemowe niezbędne do obsługi portalu SWIM” i postępować zgodnie ze szczegółowymi instrukcjami celem prawidłowego skonfigurowania ustawień systemu.

Portal jest dostępny 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu. Czasem jednak może być wymagane przeprowadzenie konserwacji systemu, w związku z czym przez krótki czas będzie on niedostępny.

a. Aby zalogować się w SWIM, należy skorzystać z linku: http://theswim.viacom.com

b. Wprowadzić identyfikator użytkownika i hasło.

c. Kliknąć Zaloguj.

d. Można korzystać z portalu SWIM.

a. Wszystkie zlecenia zakupu — kliknięcie tego linka powoduje przejście do wszystkich zleceń zakupu Państwa firmy.

b. Nowe — nowe zlecenie zakupu, które dopiero musi zostać przetworzone przez Państwa firmę.

c. Zmienione — zlecenia zakupu, w których dokonano zmian.

d. W trakcie przetwarzania — zlecenia zakupu, które zostały wstrzymane przez Państwa firmę bądź zostały ponownie wysłane przez klienta i wymagają przetworzenia przez dostawcę.

e. Potwierdzone — zlecenia zakupu potwierdzone przez dostawcę.

f. Częściowo zaakceptowane przez klienta — zlecenia zakupu częściowo zaakceptowane przez dostawcę.

g. Odrzucone — zlecenia zakupu odrzucone przez dostawcę.

h. Anulowane przez klienta — zlecenia zakupu, które zostały anulowane. Przyczyną anulowania zlecenia zakupu może być jego odrzucenie przez dostawcę bądź uzasadnione usunięcie dokumentu zlecenia zakupu.

Wszystkie faktury i noty kredytowe

Kliknięcie tego linku powoduje przejście do wszystkich faktur i not kredytowych utworzonych   przez Państwa firmę (dostawcę):

i. W trakcie przetwarzania — lista faktur i not kredytowych przetwarzanych przez dostawcę.

j. Dokument wysłany — lista faktur i not kredytowych wysłanych do dostawcy.

k. Zaakceptowane — faktury i noty kredytowe zatwierdzone przez dostawcę.

l. Odrzucone — faktury i noty kredytowe odrzucone przez dostawcę.

m. Utwórz — kliknięcie tego linku umożliwia utworzenie faktury lub noty kredytowej.

a. Aby utworzyć fakturę na podstawie zlecenia zakupu, należy wybrać kolejno Strona główna > Wszystkie faktury i noty kredytowe > Utwórz > Dla zlecenia zakupu.

b. Należy wybrać zlecenie zakupu (PO), na podstawie którego zostanie utworzona faktura.

c. Istnieje możliwość zmiany numeru faktury oraz edycji kwoty faktury, jednak należy mieć na uwadze, iż zmiana kwot może wymagać uzyskania dodatkowej zgody ze strony zamawiającego z firmy Viacom.

d. Jeśli faktura jest wystawiana podmiotowi z Ameryki Łacińskiej, Europy, Afryki lub Australii, do elektronicznej faktury utworzonej w SWIM należy także załączyć kopię faktury w formacie PDF.

e. Uwaga: faktury utworzone na podstawie zlecenia zakupu można też przesyłać pocztą lub e-mailem na adresy podane w punkcie h. Należy podać tylko swój numer zamówienia i VAT, ABN, lub GST numer identyfikacji (jeśli jest to wymagane; zob. informacje poniżej).

Tak, wypełnienie pola numeru faktury jest konieczne. Numer wpisany w tym polu zostanie umieszczony na powiadomieniu o dokonaniu płatności. Na fakturze należy umieścić jej zgodny z prawem numer.

a. Państwa numer dostawcy (jeśli jest znany)

b. Twój Zamówienia (PO) numer na twarzy faktury

Fakturę należy przesłać e-mailem (lub pocztą) na podanych poniżej adresów:

a. W przypadku dostawców współpracujących z jednostkami Viacom w Europie, Bliski Wschód i Afryce:

              a. Faktury można wysyłać e-mailem na adres: EMEASWIM@ipsservices.com

Na pierwszej stronie faktury wystawionej bez zlecenia zakupu MUSZĄ znajdować się wszystkie                 następujące dane:

a. Kod i nazwa spółki Viacom (np. 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentina)

b. Numer identyfikacyjny Viacom (VIN) pracownika MTVN/Viacom zamawiającego towary i/lub usługi

c. Państwa numer dostawcy (jeśli jest znany)

d. Waluta

e. Uwaga: kod spółki i numer VIN są konieczne, aby faktura została przetworzona. Możesz uzyskać te informacje od kontaktu biznesowego.

f. Dostawcy z niżej wymienionych krajów muszą także podać VAT, ABN, lub GST numer identyfikacj:

- Hiszpania

- Portugalia

- Niemcy

- Belgia

- Holandia

- Włochy

- Francja

- Wielka Brytania

- Polska

- Czechy

- Węgry

- Szwajcaria

- Republika Południowej Afryki

- Nigeria

- Australia

- Nowa Zelandia

Prosimy o przesłanie faktury za pośrednictwem poczty elektronicznej (lub pocztą) do jednego z adresów, patrz punkt "H":

Podczas przesyłania na powyższe adresy e-mail faktur wystawianych bez zlecenia zakupu należy uwzględnić następujące wytyczne i wskazówki IPS, naszego partnera w zakresie przetwarzania dokumentów:

a. Aby przyspieszyć przetwarzanie faktury, dokumenty należy załączać do pustych wiadomości e-mail, tj. w treści wiadomości nie należy umieszczać żadnych podpisów, logo, grafiki ani linków. Nie mamy zastrzeżeń do tych elementów, ale spowalniają one proces przetwarzania. Dokumenty w formacie PDF pozwalają na najefektywniejsze przetwarzanie.

b. Wiadomości są przesyłane na skrzynkę, która nie jest monitorowana przez żadną osobę, dlatego nie są one odczytywane. Nadawca nie otrzymuje potwierdzenia odczytu, a wszelkie prośby o anulowanie nie są przetwarzane. W treści wiadomości e-mail nie należy zamieszczać żadnych instrukcji — tekst w tym miejscu jest ignorowany.

c. Na początku dokumentu do przetworzenia powinna znajdować się strona(-y) główna(-e), a za nią wszelkie strony z informacjami potwierdzającymi — wszystkie w jednym dokumencie.

d. Łączny rozmiar załączników dołączanych do jednej wiadomości e-mail nie może przekraczać 10 MB. W przypadku większych załączników zaleca się podzielenie ich i przesłanie w kilku wiadomościach. Nie należy rozdzielać elementów roboczych, ponieważ nie zostaną one z powrotem połączone.

e. Nazwa pliku nie może mieć więcej niż 100 znaków. Pliki, których nazwy są dłuższe, nie zostaną przetworzone. W nazwie pliku nie można stosować żadnych znaków specjalnych, z wyjątkiem spacji, myślnika/łącznika i podkreślenia.

f. Szczególnie chronionych/poufnych dokumentów bądź danych nie należy przesyłać e-mailem, gdyż nie jest to bezpieczna metoda transferu.

g. Do jednej wiadomości e-mail można dołączyć wiele dokumentów. W celu zapewnienia efektywnego przetwarzania poszczególne faktury lub elementy robocze powinny stanowić oddzielne dokumenty. Akceptowalne są jednak dokumenty zawierające wiele faktur (elementów roboczych).

h. Rozdzielczość dokumentów skanowanych przy użyciu np. urządzenia wielofunkcyjnego (MFD, MFP itp.) powinna wynosić 200 lub 300 dpi i należy je zapisać w formie czarno-białych dokumentów w formacie PDF.

i. Wiadomości e-mail będą przetwarzane do określonej godziny, którą zwykle jest godz. 15.00 standardowego czasu wschodniego (EST). E-maile otrzymane po tej godzinie będą przetwarzane dnia następnego.

a. Rozszerzenie pliku — typ pliku

b. CSV — wartości rozdzielone przecinkami

c. DOC — plik programu Microsoft Word 95–2003

d. DOCX — plik programu Microsoft Word 2007–2010

e. HTM, HTML — dokument HTML

f. PDF — dokument przenośny programu Adobe

g. PPT — plik programu Microsoft PowerPoint 95–2003

h. PPTX — plik programu Microsoft PowerPoint 2007–2010

i. PRN — pliki z szatami graficznymi

j. RTF — tekst sformatowany

k. TIF, TIFF — znacznikowy format plików graficznych

l. TXT — zwykły tekst

m. XLS — plik programu Microsoft Excel 95–2003

n. XLSX — plik programu Microsoft Excel 2007–2010

o. XML — format rozszerzalnego języka znaczników

p. ZIP — skompresowane archiwum (bez hasła)

Załącznik z fakturą wymagany jest w przypadku dostawców z Ameryki Łacińskiej, Europy, Afryki i Australii. Dostawcy z Ameryki Łacińskiej również muszą przesłać dokumenty potwierdzające w formie załączników podczas tworzenia faktur. Poniżej podano dokumenty potwierdzające, które należy załączyć podczas przesyłania faktury do Viacom za pośrednictwem portalu SWIM:

a. Zeskanowana kopia faktury dostawcy

b. Pismo potwierdzające przydzielenie zamówienia

c. Protokół odbioru usług

d. Dokument stwierdzający zamówienie dostawy itp.

e. Dokumenty wyszczególnione w Warunkach umowy w sekcji Załączniki

Należy wybrać plik do załączenia i kliknąć przycisk dołączenia. Załączony plik będzie widoczny na liście załączników. Aby usunąć załączony dokument, należy kliknąć ikonę kosza znajdującą się z prawej strony dokumentu.

Aby wyświetlić informacje o statusie faktury utworzonej w SWIM, należy wybrać kolejno Strona główna > Wszystkie faktury i noty kredytowe. „Dokument wysłany” jest ostatnim statusem wskazanym na tej stronie. Więcej szczegółów oraz informacje na temat faktur wystawionych bez zlecenia zakupu można znaleźć w Raporcie dotyczącym statusu faktury generowanym po kliknięciu przycisku widocznego na stronie.

Aby utworzyć dodatkowe konta użytkowników, należy wybrać kolejno Strona główna >               Administracja > Utwórz użytkownika >

Zgoda na Oświadczenie o ochronie danych. Należy wypełnić wszystkie pola w sekcjach Ogólne informacje o użytkowniku, Informacje kontaktowe i Ustawienia.

Aby wyszukać innych użytkowników, należy wybrać kolejno Strona główna > Administracja >     Znajdź użytkownika.

Aby wyświetlić listy klientów, należy wybrać kolejno Strona główna > Administracja > Listy           klientów

Aby zmienić hasło, należy wybrać kolejno Strona główna > Administracja > Mój profil     użytkownika.

Hasło można również zmienić na stronie logowania, klikając opcję zmiany hasła.

Aby zmienić informacje o firmie, należy wybrać kolejno Strona główna > Administracja > Dane   firmy.

a. Następnie należy kliknąć ZMIEŃ.

b. W wybranych polach należy wprowadzić zmiany.

c. Na koniec należy kliknąć ZAPISZ (w górnej części strony).

Należy mieć na uwadze, że można zmieniać tylko określone informacje. Wszystkie wprowadzone zmiany są sprawdzane przez nasz zespół konfiguracji kontrahentów.

Aby zmienić informacje osobowe (np. adres e-mail), należy wybrać kolejno Strona główna > Administracja > Mój profil użytkownika.

1. Następnie należy kliknąć WYKONAJ.

2. W wybranych polach należy wprowadzić zmiany.

3. Należy kliknąć ZAPISZ.

Proszę zwrócić uwagę, że adres e-mail nie jest przypisany do informacji o firmie. Zob. sekcja „Jak zmienić informacje o firmie?”.

W razie jakichkolwiek pytań dostawcy z Europie, Bliski Wschód i Afryce mogą pisać na adres GBSBudapest@viacom.com lub dzwonić pod numer specjalnej infolinii dla dostawców. Pomoc jest udzielana w następujących językach: angielskim, francuskim, hiszpańskim, holenderskim, niemieckim, polskim, portugalskim, węgierskim i włoskim.