SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management) is een online portal waar leveranciers van Viacom en zakelijke partners toegang hebben tot purchase orders, facturen en betaalstatus.

SWIM is beschikbaar voor alle geregistreerde leveranciers. Neem als u nog niet geregistreerd bent contact op met uw Viacom-contactpersoon voor instructies om te kunnen registreren.

Een bijgewerkte webbrowser is vereist voor toegang tot de portal. Ga voor de minimale systeeminstellingen naar de Help-pagina, open het document genaamd "Minimum System Settings Required for the Swim" en volg de stap voor stap instructies om ervoor te zorgen dat uw systeeminstellingen correct zijn.

Toegang tot de portal is beschikbaar 24 uur per dag, 7 dagen per week. Er kunnen echter momenten zijn dat het systeem onderhoud nodig heeft en dan is het systeem voor een korte periode niet beschikbaar.

a.       Ga om in te loggen naar de Swim-portallink: http://theswim.viacom.com

b.      Vul gebruikers-id en wachtwoord in

c.       Klik op aanmelden

d.      U hebt nu toegang tot de SWIM-portal

a.       Alle Purchase Orders - Deze link leidt u naar alle purchase orders van uw bedrijf.

b.      Nieuw - Nieuwe purchase orders die nog door uw bedrijf verwerkt moeten worden

c.       Veranderd - Purchase orders die veranderd zijn

d.      Wordt verwerkt - Purchase orders die door uw bedrijf zijn vastgezet of door de klant opnieuw zijn verzonden en door de leverancier verder verwerkt moeten worden

e.      Bevestigd - Purchase orders die bevestigd zijn door de leverancier

f.        Gedeeltelijk geaccepteerd door de klant - Purchase orders die gedeeltelijk zijn geaccepteerd door de leverancier

g.       Geweigerd - Purchase orders die door de leverancier zijn geweigerd

h.      Geannuleerd door de klant - Purchase orders die zijn geannuleerd Annuleren van een PO kan gebeuren nadat de leverancier de PO heeft geweigerd of nadat het PO-document om een geldige reden is verwijderd.

Alle facturen en creditmemo's

Deze link leidt naar alle facturen en creditmemo's die zijn aangemaakt door uw bedrijf (de

leverancier):

i.         Wordt verwerkt - Lijst van facturen en creditmemo's die door de leverancier worden verwerkt

j.        Document verstuurd - Lijst van facturen en creditmemo's die naar de leverancier gestuurd zijn

k.       Geaccepteerd - Facturen en creditmemo's die door de leverancier zijn goedgekeurd

l.         Geweigerd - Facturen en creditmemo's die door de leverancier zijn geweigerd

Aanmaken - Een factuur of creditmemo aanmaken via deze link

a.       Ga voor het aanmaken van een factuur vanuit een purchase order naar Home > Alle facturen en creditmemo's > Aanmaken > Voor een purchase order

b.      Kies een purchase order (PO) om er een factuur voor aan te maken.

c.       U kunt het factuurnummer veranderen en het bedrag van de factuur aanpassen, maar vergeet niet dat voor het veranderen van bedragen extra goedkeuring van de Viacom-aanvrager nodig kan zijn.

d.      Bij het factureren van een entiteit in Latijns-Amerika, Europa, Afrika of Australië moet u ook een PDF van uw factuur voegen bij uw elektronische SWIM-factuur.

e.      Opmerking: PO-facturen kunnen ook via e-mail of post verstuurd worden naar de adressen aangegeven onder hoofdstuk "h". Geef alleen uw PO-nummer en BTW-nummer (indien verplicht - zie hieronder).

Ja, het factuurnummer is een verplicht veld. Het nummer dat u in dit veld invoert zal vermeld worden op het betalingsbericht. Gebruik het wettige factuurnummer op uw factuur

a.       Uw leveranciersnummer (indien bekend)

b.      Uw bestelling (PO) op het gezicht van de factuur

Gelieve uw factuur per e-mail (of per post) naar een van de onderstaande adressen:

a.       Voor leveranciers die zaken doen met Viacom-entiteiten in Europa, het Midden-Oosten en Afrika:  

                a.       U kunt uw facturen per e-mail sturen naar: EMEASWIM@ipsservices.com

Een factuur zonder PO MOET alle onderstaande informatie bevatten op de voorkant van de factuur:

a.       Bedrijfscode en -naam van Viacom (d.w.z. 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentina)

b.      Het Viacom Identificatienummer (VIN) van de MTVN/Viacom-werknemer die de goederen en/of diensten bestelt

c.       Uw leveranciersnummer (indien bekend)

d.      Vermeld valuta

e.      Opgelet: Bedrijfscode en VIN zijn verplicht zodat de factuur verwerkt kan worden. U kunt deze informatie verkrijgen bij uw zakelijke contacten.

f.        Vermeld indien u zich in een van de volgende landen bevindt ook uw BTW-nummer:

- Spanje

- Portugal

- Duitsland

- België

- Nederland

- Italië

- Frankrijk

- VK

- Polen

- Tsjechische Republiek

- Hongarije

- Zwitserland

- Zuid-Afrika

- Nigeria

- Australië

- nieuw-Zeeland

Gelieve uw factuur per e-mail (of per post) naar een van de adressen-zie hoofdstuk "h":

Let op de volgende richtlijnen en nuttige tips van IPS, onze imaging partner, als u een factuur zonder PO verstuurt naar het bovenstaande e-mailadres:

a.       Voeg voor snellere verwerking de documenten toe aan een leeg e-mailbericht, d.w.z. zonder "handtekeningen" of logo's, plaatjes of links in het bericht zelf. Deze zijn prima, maar vertragen de verwerking een beetje. Een bestand in PDF-formaat is het meest efficiënt om te verwerken.

b.      U verstuurt aan een mailbox die niet door een persoon bekeken wordt, dus worden e-mails niet gelezen of "bevestigd voor ontvangst" en herinneringsverzoeken worden niet verwerkt. Zet geen instructies in het bericht - het bericht zelf wordt genegeerd.

c.       De belangrijkste pagina('s) moeten vooraan staan in het te verwerken document en alle ondersteunende pagina's moeten daarna komen - allemaal in hetzelfde document.

d.      Er is een limiet van 10MB (per e-mailbericht) voor bijlagen, dus als er grote bijlagen zijn, moeten die opgesplitst worden en met meerdere e-mailberichten verstuurd worden. Splits werkonderwerpen niet op aangezien ze niet meer samengevoegd kunnen worden.

e.      Bestandsnamen mogen niet langer zijn dan 100 tekens. Bestanden met langere namen worden niet verwerkt. Gebruik geen symbooltekens, behalve spatie, liggend streepje en underscore.

f.        Gevoelige/vertrouwelijke documenten of gegevens mogen niet via e-mail verstuurd worden, aangezien het geen beveiligde overdracht is.

g.       Meerdere documenten mogen bij een enkel e-mailbericht gevoegd worden. Voor efficiënte verwerking moet elk document een aparte factuur of werkonderwerp zijn. Wij kunnen echter documenten accepteren die meerdere facturen (werkonderwerpen) bevatten.

h.      Als u uw eigen documenten scant, bijvoorbeeld met een multifunctioneel apparaat (MFD, MFP enz.), gebruik dan een resolutie van 200 of 300dpi en sla het op als een zwart/wit PDF-document.

i.         E-mails worden verwerkt tot de deadline, meestal 15:00 uur Eastern Time (V.S.). E-mails die ontvangen worden na dat tijdstip worden de volgende dag verwerkt.

a.       Bestandsextensie Bestandstype

b.      CSV Comma-Separated Values

c.       DOC Microsoft Word 95-2003

d.      DOCX Microsoft Word 2007-2010

e.      HTM, HTML HTML Document

f.        PDF Adobe Portable Document Format

g.       PPT Microsoft PowerPoint 95-2003

h.      PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010

i.         PRN Printer Text File

j.        RTF Rich Text Format

k.       TIF, TIFF Tagged Image File Format

l.         TXT Plain Text

m.    XLS Microsoft Excel 95-2003

n.      XLSX Microsoft Excel 2007-2010

o.      XML XML Format

p.      ZIP Compressed Archive (geen wachtwoord)

Bijvoegen van de factuur is verplicht voor leveranciers in Latijns-Amerika, Europa, Afrika en Australië. Leveranciers in Latijns-Amerika dienen ook ondersteunende documenten te uploaden als bijlagen gedurende het aanmaken van facturen. Ondersteunende documenten die bijgevoegd dienen te worden in de SWIM factuurinzending naar Viacom zijn de volgende:

a.       Gescande kopie van leveranciersfactuur

b.      Brief van toekenning

c.       Overzicht van geaccepteerde dienst

d.      Leveringsdocument van bestelling enz.

e.      Documenten worden opgesteld volgens de algemene voorwaarden in de sectie Bijlagen

Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op uploaden. Het bijgevoegde bestand zal getoond worden in de bijlagenlijst. Om een bijgevoegd document te verwijderen klikt u op de prullenbak aan de rechterkant van het document.

Ga voor het bekijken van de status van een in SWIM aangemaakte factuur naar de Home Page > Alle facturen en creditmemo's. "Document verstuurd" is de laatste status op deze pagina. Maak voor meer informatie en voor facturen zonder PO een Factuurstatusrapport aan door op de knop op deze pagina te klikken.

Ga voor het aanmaken van een extra gebruikersaccount naar Home > Administratie > Gebruiker aanmaken

Ga akkoord met de Gegevensprivacyverklaring. Vul alle velden in onder Algemene gebruikersinformatie, Contactgegevens en Instellingen.

Om andere gebruikers te vinden gaat u naar Home > Administratie > Vind gebruiker

Om klantlijsten te bekijken gaat u naar Home > Administratie > Klantlijsten

Om uw wachtwoord te wijzigen gaat u naar Home > Administratie > Mijn gebruikersprofiel

U kunt uw wachtwoord ook wijzigen op de inlogpagina door te klikken op mijn wachtwoord wijzigen.

Om de informatie van uw bedrijf te wijzigen gaat u naar Home > Administratie >

Bedrijfsgegevens

a.       Klik op WIJZIGEN

b.      Vul de velden in die u wilt wijzigen

c.       Klik op OPSLAAN (bovenaan de pagina)

Let op: u kunt alleen bepaalde soorten informatie wijzigen en alle wijzigingen worden bekeken door ons team.

Om uw persoonlijke gebruikersinformatie (d.w.z. e-mailadres) te wijzigen gaat u naar Home > Administratie > Mijn gebruikersprofiel

1.       Klik op VERWERKEN

2.       Vul de velden in die u wilt wijzigen

3.       Klik op OPSLAAN

Opgelet: dit e-mailadres is niet gekoppeld aan de bedrijfsinformatie. Zie "Hoe wijzig ik de informatie van mijn bedrijf".

Voor Europa, het Midden-Oosten en Afrika kunt u uw vragen e-mailen naar GBSBudapest@viacom.com of bellen met onze leveranciershotline voor assistentie. Ondersteuning beschikbaar in het Engels, Hongaars, Duits, Pools, Italiaans, Frans, Nederlands, Spaans en Portugees.