SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management = Espace fournisseur pour gestion des factures) est un portail en ligne destiné aux fournisseurs et partenaires commerciaux de Viacom, qui leur permet d’accéder aux bons de commande, factures et informations relatives à l’état des règlements.

SWIM est accessible à tous les fournisseurs inscrits. Si vous n’êtes pas encore inscrit(e), veuillez vous adresser à votre contact Viacom qui vous communiquera des instructions à ce sujet.

L’accès au portail se fait au moyen d’un navigateur Internet à jour. L’accès aux Réglages systèmes minimum se fait à partir de la page d’Aide (Help). Ouvrez le document intitulé « Réglages systèmes minimum requis pour SWIM » (Minimum System Settings Required for the Swim), puis suivez les instructions pas à pas pour garantir le réglage approprié de votre système.

Le portail est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cependant, en cas d’opération de maintenance, le système sera brièvement inaccessible.

1.       Pour vous connecter, rendez-vous sur le lien du portail SWIM : http://theswim.viacom.com

2.       Saisissez l’identifiant utilisateur (ID) et le mot de passe

3.       Cliquez sur Ouverture de session

4.       Vous serez alors en mesure d’accéder au portail SWIM.

1.       Tous les bons de commande - Ce lien vous donne accès à tous les bons de commande de votre société.

2.       Nouveaux - Nouveaux bons de commande qui doivent encore être traités par votre société

3.       Modifiés - Bons de commande qui ont été modifiés

4.       En cours de traitement - Bons de commande mis en attente par votre société ou renvoyés par un client et nécessitant un nouveau traitement par le fournisseur

5.       Confirmés - Bons de commande confirmés par le fournisseur

6.       Partiellement acceptés par le client - Bons de commande partiellement acceptés par le fournisseur

7.       Rejetés - Bons de commande rejetés par le fournisseur

8.       Annulés par un client - Bons de commande qui ont été annulés. L’annulation d’un bon de commande peut être consécutive au rejet de celui-ci par le fournisseur ou à l’effacement justifié du document de bon de commande.

Toutes factures et notes de crédits/avoirs

Ce lien vous donne accès à toutes les factures et notes de crédit/avoirs créés par votre société:

9.       En cours de traitement - Liste des factures et notes de crédit/avoirs en cours de traitement par le fournisseur

10.   Document envoyé - Liste des factures et notes de crédit/avoirs envoyés au fournisseur

11.   Acceptés - Factures et notes de crédit/avoirs acceptés par le fournisseur

12.   Rejetés - Factures et notes de crédit/avoirs rejetés par le fournisseur

13.   Créer - Créer une facture ou une note de crédit/un avoir au moyen de ce lien

1.       Pour créer un formulaire de facture à partir d’un bon de commande, rendez-vous sur la Page d’accueil (Première PagePremière Page) > Toutes factures et notes de crédit/avoirs > Créer > Pour un bon de commande

2.       Sélectionnez un bon de commande pour créer un formulaire de facture à partir de celui-ci.

3.       Vous pouvez modifier le n° de la facture et éditer son montant, mais sachez que la modification de tout montant peut nécessiter des approbations supplémentaires du demandeur Viacom.

4.       Si vous facturez une société en Amérique latine, en Europe, en Afrique ou en Australie, vous devez aussi joindre un exemplaire au format PDF de votre facture à votre  formulaire électronique SWIM.

5.       Remarque : Les factures pour les bons de commande peuvent aussi être envoyées par courrier postal ou par email aux adresses mentionnées au  paragraphe H.2.e. Veuillez ne mentionner que vos numéros de bon de commande et d’identification fiscale (si nécessaire - voir ci-dessous).

Oui, le numéro de facture est un champ requis. Le numéro saisi dans ce champ sera porté sur l’avis de règlement du paiement. Veuillez utiliser dans votre facture le numéro de facture ayant force légale

1.        En l’absence de bon de commande, les informations suivantes DOIVENT figurer au recto de la facture :

a.       Code et nom de la société Viacom (p. ex., 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentine)

b.      Numéro d’identification Viacom (VIN) de l’employé de MTVN/Viacom qui commande les marchandises et/ou les services

Remarque : Le code de la société et le VIN sont exigés en vue du traitement de la facture.

c.       Votre numéro de fournisseur (si vous le connaissez)

d.      Indiquer la devise utilisée

e.      Si vous vous trouvez dans l’un des pays suivants, veuillez fournir également votre numéro d’identification fiscale :

- Espagne

- Portugal

- Allemagne

- Belgique

- Pays-Bas

- Italie 

- France

- Royaume-Uni

- Pologne

- République tchèque

- Hongrie

- Suisse

- Afrique du Sud

- Nigeria

2.  Veuillez soumettre votre facture via email (ou courrier postal) à l’une des adresses ci-dessous :

a.       Pour les fournisseurs en relations commerciales avec des sociétés du groupe Viacom en Amérique du Nord (Canada, États-Unis et Mexique) :

                                                         i.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse email suivante : vmninvoices@ipsservices.com

                                                         ii.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse postale suivante :

MTV Networks

PO Box 2232

Secaucus, NJ 07096-2232

b.      Pour les fournisseurs en relations commerciales avec des sociétés du groupe Viacom en Colombie :

                                                         i.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse email suivante : AmericasSWIM@ipsservices.com

c.       Pour les fournisseurs en relations commerciales avec des sociétés du groupe Viacom au Brésil :

                                                         i.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse email suivante : AmericasSWIM@ipsservices.com

d.      Pour les fournisseurs en relations commerciales avec des sociétés du groupe Viacom en Argentine :

                                                         i.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse email suivante : AmericasSWIM@ipsservices.com

e.      Pour les fournisseurs en relations commerciales avec des sociétés du groupe Viacom en Europe et en Afrique :

                                                         i.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse email suivante : EMEASWIM@ipsservices.com

f.        En Australie :

                                                         i.            Vous pouvez transmettre les factures à l’adresse email suivante : AUSinvoices@ipsservices.com

Veuillez prendre connaissance des consignes suivantes ainsi que des indications utiles communiquées par IPS, notre partenaire Imagerie, avant de transmettre une facture sans bon de commande à l’adresse email ci-dessus :

1.       Afin d’accélérer le traitement, veuillez joindre les documents à un message email vierge, c’est-à-dire n’incluez pas de « signatures » ni de logos, graphiques ou liens dans le texte du message. Vous pouvez le faire, mais la vitesse de traitement en sera ralentie. Le format PDF est le plus efficace en vue du traitement.

2.       Vous adressez vos envois à une boîte aux lettres qui n’est pas contrôlée par une personne, de sorte que les messages ne sont pas lus et que les demandes de retour d’accusé de réception et de rappel ne sont pas traitées. N’incluez pas d’instructions dans le texte de l’email - le texte du message est ignoré.

3.       La ou les pages principales doivent figurer en tête du document à traiter, et toutes pages de sauvegarde/d’appui doivent suivre - toutes dans le même document.

4.       Il y a une limite de 10 MB (par message email) pour les pièces jointes. S’il y a des pièces jointes volumineuses, il faut les diviser et les répartir entre plusieurs messages email. Ne fractionnez pas des tâches, car elles ne seront pas réassemblées.

5.       Les noms de fichier ne peuvent pas excéder 100 caractères. Les fichiers dont les noms sont plus longs ne seront pas traités. N’utilisez pas de caractères symboles autres que l’espace, le tiret/trait d’union et le soulignement.

6.       Les documents ou données sensibles/confidentiels ne doivent pas être communiqués via email, car ce n’est pas un moyen de transfert sécurisé.

7.       Plusieurs documents à la fois peuvent être joints à un même message email. Pour plus d’efficacité, chaque document devrait porter sur une facture ou une tâche distincte. Nous pouvons cependant accepter un document contenant des factures (tâches) multiples.

8.       Si vous scannez vos propres documents, par ex. avec un appareil multifonctions (MFD, MFP, etc.), scannez avec une résolution de 200 ou de 300 dpi et sauvegardez au format PDF en noir et blanc.

9.       Les emails seront traités jusqu’à l’heure limite, généralement 15 h (heure de l’Est, États-Unis). Les emails reçus après l’heure indiquée seront traités le lendemain.

10.   Le défaut de se conformer à la modalité ci-dessus peut entraîner le rejet de la facture.

1.       Type de fichier d’extension de fichier

2.       CSV (valeurs séparées par une virgule)

3.       DOC Microsoft Word 95-2003

4.       DOCX Microsoft Word 2007-2010

5.       Document HTM, HTML HTML

6.       Format PDF de Document Portable Adobe

7.       PPT Microsoft PowerPoint 95-2003

8.       PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010

9.       Fichier texte à imprimer PRN

10.   Format de texte enrichi RTF

11.   Format de fichier graphique TIF, image numérique TIFF

12.   Fichier texte en clair TXT

13.   XLS Microsoft Excel 95-2003

14.   XLSX Microsoft Excel 2007-2010

15.   Format XML XML

16.   Archive ZIP compressée (sans mot de passe)

La facture en pièce jointe est exigée pour les fournisseurs en Amérique latine, Europe, Afrique et Australie. Les fournisseurs basés en Amérique latine doivent aussi télécharger des documents  justificatifs en tant que pièces jointes lors de la création des factures. Les documents  justificatifs qui doivent être joints dans le cadre de la soumission à Viacom de factures SWIM sont les suivants :

1.       Exemplaire scanné de la facture du fournisseur

2.       Lettre d’Attribution

3.       Fiche d’acceptation de service

4.       Document de Bon de livraison, etc.

5.       Documents correspondant aux stipulations figurant dans les conditions du contrat dans la section Pièces jointes

Sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre et cliquez sur « Téléchargement ». Le fichier en pièce jointe sera affiché dans la liste des pièces jointes. Pour effacer un document en pièce jointe, cliquez sur l’icône de corbeille sur le côté droit du document.

1.       Pour soumettre une facture en vue de son règlement, cliquez sur le bouton d’envoi après avoir créé un formulaire de facture dans SWIM.

2.       Pour soumettre une facture sans bon de commande en tant que pièce jointe, reportez-vous ci-dessus au paragraphe « Comment soumettre une facture sans bon de commande ».

Pour visualiser l’état d’une facture créée dans SWIM, rendez-vous sur la page d’accueil (Première PagePremière Page) > Toutes Factures et Notes de crédit. « Document envoyé » est l’état final sur cette page. Pour obtenir davantage d’informations, et pour les factures sans bon de commande, veuillez activer le Rapport d’état de facture en cliquant sur le bouton qui est sur cette page.

Pour créer un compte utilisateur supplémentaire, rendez-vous sur la page d’accueil (Première Page) > Administration > Créer utilisateur > Accepter la Déclaration de confidentialité des données. Remplissez tous les champs de la rubrique Informations générales à l’attention des utilisateurs, Informations de contact et Réglages.

Pour trouver d’autres utilisateurs, rendez-vous sur la page d’accueil (Première Page Première page) > Administration >  Rechercher un utilisateur

Pour visualiser les listes de clients, rendez-vous sur la page d’accueil (Première Page Première page) > Administration > Listes de clients (Sociétés du Groupe Viacom)

Pour changer votre mot de passe, rendez-vous sur la page d’accueil (Première Page Première Page) > Administration > Mon profil d’utilisateur

Vous pouvez aussi changer votre mot de passe sur la page de connexion, il vous suffit de cliquer sur « Changer mon mot de passe ».

Pour modifier les informations concernant votre société, rendez-vous sur la page d’accueil (Première Page Première Page) > Administration > Données concernant la société

a.       Cliquez sur MODIFIER

b.      Remplissez le(s) champ(s) que vous souhaitez modifier

c.       Cliquez sur SAUVEGARDER (en haut de la page)

Veuillez noter que vous ne pouvez modifier que certains types d’information et que toutes les modifications sont vérifiées par notre équipe de configuration fournisseur.

Pour modifier vos informations personnelles d’utilisateur (c.-à-d. adresse email), rendez-vous sur la page d’accueil (Première Page) > Administration > Mon profil d’utilisateur

1.       Cliquez sur TRAITER

2.       Remplissez le(s) champ(s) que vous souhaitez modifier

3.       Cliquez sur SAUVEGARDER

Veuillez noter que cette adresse email n’est pas liée aux informations concernant la société. Reportez-vous à la rubrique « Comment modifier les informations concernant ma société ? ».

Pour les États-Unis, l’Amérique latine, le Canada et l’Australie, envoyez toutes vos questions à l’adresse email VendorInquiry@viacomcbs.com ou appelez notre Service d’assistance téléphonique du fournisseur entre 8 h et 20 h (heure de l’Est, États-Unis) pour obtenir de l’aide. L’aide est disponible en anglais, en espagnol et en portugais du Brésil.

Pour l’Europe et l’Afrique, envoyez toutes vos questions à l’adresse email GBSBudapest@viacom.com ou appelez notre Service d’assistance téléphonique du fournisseur pour obtenir de l’aide. L’aide est disponible en anglais, hongrois, allemand, polonais, italien, français, néerlandais, espagnol et portugais.