SWIM (lugar de trabajo de proveedores para gestión de facturas) es un portal en línea para los proveedores, socios comerciales y abastecedores de Viacom, para acceder a las órdenes de compra (PO), las facturas y al estado de los pagos.

SWIM está disponible para todos los proveedores registrados.  Si aún no está registrado, deberá obtener el enlace de registro de su contacto en Viacom. 

Se necesita un navegador actualizado para acceder al portal.  Para ingresar la configuración mínima del sistema vaya a la página de ayuda ubicada aquí, abra el documento titulado "configuración mínima del sistema necesaria para acceder a SWIM", y siga las instrucciones paso a paso para asegurarse de que la configuración del sistema es correcta.

El acceso al portal estará disponible las 24 horas al día y los 7 días a la semana.  Sin embargo, puede haber momentos en los que el sistema necesite mantenimiento y no estará disponible durante un breve período.

a. En América del Norte (Canada + United States):

i. Puede enviar facturas por correo electrónico a: vmninvoices@ipsservices.com

ii. Puede enviar facturas por correo a:

Viacom

PO Box 2232

Secaucus, NJ 07096-2232

b. En México:

i. Puede enviar facturas por correo electrónico a: AmericasSWIM@ipsservices.com

c. En Colombia:

i. Puede enviar facturas por correo electrónico a: AmericasSWIM@ipsservices.com

d. En Brasil:

i. Puede enviar facturas por correo electrónico a: AmericasSWIM@ipsservices.com

e. En Argentina:

i. Puede enviar facturas por correo electrónico a: AmericasSWIM@ipsservices.com

e. En Europa, África y el Oriente Medio:

i. Puede enviar facturas por correo electrónico a: EMEASWIM@ipsservices.com

Una factura sin PO DEBE incluir toda la información siguiente en el frente de la factura:

a. Nombre y código de la compañía (por ejemplo, 2356 Viacom Networks Brasil, 2359 MTV Networks Argentina)

b. Número de identificación de Viacom (VIN) del empleado de MTVN/Viacom que ordenó los bienes y/o los servicios

c. Su número de proveedor (si lo conoce)

d. Incluya la moneda

e. Tenga en cuenta que: El código de compañía y el VIN son obligatorios para que la factura se procese.

a.       Para acceder, vaya al enlace del portal de SWIM: http://theswim.viacom.com

b.      Ingrese su Identificación de usuario (User ID) y contraseña (password)

c.       Haga clic en iniciar sesión (Log on)

d.      Podrá acceder al portal de SWIM

a.       Todas las órdenes de compra (PO) - este vínculo le traerá todas sus órdenes de compra.

b.      Nuevas - órdenes de compra nuevas que aún deben ser procesadas por su compañía

c.       Cambiadas - órdenes de compra que fueron cambiadas o modificadas

d.      En proceso - órdenes de compra que su compañía puso en espera o fueron enviadas nuevamente por el comprador y necesitan procesamiento adicional del proveedor

e.      Confirmadas - órdenes de compra que fueron confirmadas por el proveedor

f.        Parcialmente aceptadas por el comprador - órdenes de compra que fueron aceptadas parcialmente por el proveedor

g.       Rechazadas - órdenes de compra que fueron rechazadas por el proveedor

h.      Canceladas por el comprador - órdenes de compra que fueron canceladas. La cancelación de la orden de compra (PO) puede producirse cuando el proveedor rechaza la PO o por una eliminación válida del documento de la PO.

Todas las facturas y notas de crédito

Este enlace le traerá todas las facturas y notas de crédito creadas por su compañía (el proveedor):

i.       En proceso – enumera todas las facturas y las notas de crédito que son procesadas por el proveedor

j.      Envío de documentos - enumera todas las facturas y notas de crédito enviadas al proveedor

k.       Aceptadas – facturas y notas de crédito que fueron aprobados por el proveedor

l.      Rechazadas – facturas y notas de crédito que fueron rechazadas por el proveedor

m.      Crear – crea una factura o nota de crédito a través de este enlace

a.       Para crear una factura a partir de una orden de compra, vaya a "Home" (Inicio) > "All Invoices & Credit Memos" (Todas las facturas y notas de crédito) > "Create" (Crear) > "For a Purchase Order" (Para una orden de compra)

b.      Seleccione una orden de compra (PO) para crear una factura a partir de ella.  

c.       Puede cambiar el número de factura y editar el importe de la factura, pero tenga en cuenta que el cambio de los importes puede exigir aprobaciones adicionales del Solicitante de Viacom.

d.      Si le factura a una Sociedad en América Latina, también debe adjuntar una copia en PDF de su factura a su factura electrónica de SWIM.  Todas las facturas originales deben presentarse físicamente a la oficina local. Su contacto en Viacom le informará la dirección local de envío. 

a.       Para crear una factura a partir de una orden de compra, vaya a "Home" (Inicio) > "All Invoices & Credit Memos" (Todas las facturas y notas de crédito) > "Create" (Crear) > "For a Purchase Order" (Para una orden de compra)

b.      Seleccione una orden de compra (PO) para crear una factura a partir de ella.  

c.       Puede cambiar el número de factura y editar el importe de la factura, pero tenga en cuenta que el cambio de los importes puede exigir aprobaciones adicionales del Solicitante de Viacom.

d.      Si le factura a una Sociedad en América Latina, también debe adjuntar una copia en PDF de su factura a su factura electrónica de SWIM.  Todas las facturas originales deben presentarse físicamente a la oficina local. Su contacto en Viacom le informará la dirección local de envío. 

Sí, el campo de número de factura es obligatorio.  El número que ingrese en este campo será incluido en la notificación de envío de pago. Utilice el número de factura legal en su factura.

Tenga en cuenta las siguientes pautas y consejos útiles de IPS, nuestro socio de imagen, al enviar una factura sin orden de compra a la dirección de correo electrónico mencionada:

a.       Para lograr un procesamiento más rápido, adjunte los documentos a un correo electrónico en blanco, esto es, no incluya firmas o logotipos, gráficos o enlaces en el cuerpo del mensaje.  Puede incluir firmas, logos, etc., pero retrasará un poco el procesamiento.  El formato PDF es lo más eficiente para el procesamiento.

b.      Usted envía el correo a una casilla de correos que no es controlada por una persona, por lo que los mensajes no se leen, y el "recibido leído" y la solicitud de respuesta no se procesan.  No incluya ninguna instrucción en el cuerpo del mensaje - el texto del cuerpo del mensaje se ignora.

c.       La(s) página(s) principal(es) deben ser la primera del documento a ser procesado y cualquier página de respaldo/soporte debe ubicarse después – todo dentro del mismo documento. 

d.      Hay un límite de 10MB (por mensaje de correo) para los adjuntos, si los adjuntos son mayores, deben dividirse y enviarse en varios mensajes de correo electrónico.  No divida los ítems de trabajo ya que no serán combinados. 

e.      Los nombres de los archivos no deben tener más de 100 caracteres.  Los archivos con nombres mayores no serán procesados. No utilice caracteres especiales o símbolos excepto espacios, raya/guión y guión bajo.

f.        Los documentos o datos confidenciales/delicados no deben enviarse por correo electrónico, no es un transporte seguro.  

g.       Pueden adjuntarse varios documentos a un solo mensaje de correo electrónico.  Para mayor eficiencia, cada documento debe ser una factura o un ítem de trabajo distinto.  Sin embargo, podemos aceptar un documento que contenga varias facturas (ítem de trabajo).

h.      Si va a escanear sus propios documentos, por ejemplo con un dispositivo multifunción (MFD, MFP, etc.), hágalo con una resolución de 200 o 300dpi y guárdelo como un documento PDF blanco y negro.

i.         Los correos electrónicos serán procesados hasta el momento de "corte", que normalmente es a las 3 .00 p.m. hora del este (EE. UU.).  Los correos electrónicos recibidos después de ese momento serán procesados con el trabajo del día siguiente.

a.       Extensión del archivo, tipo de archivo

b.      CSV valores separados con coma

c.       DOC Microsoft Word 95-2003

d.      DOCX Microsoft Word 2007-2010

e.      Documentos HTM, HTML HTML

f.        Adobe PDF, formato de documento portátil

g.       PPT Microsoft PowerPoint 95-2003

h.      PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010

i.         PRN archivo de texto de impresora

j.        RTF formato de texto enriquecido

k.       TIF, TIFF formato de archivo de imagen etiquetada

l.         TXT texto plano

m.    XLS Microsoft Excel 95-2003

n.      XLSX Microsoft Excel 2007-2010

o.      XML formato XML

p.      ZIP archivo comprimido (sin contraseña)

Los proveedores en América Latina están obligados a cargar documentos de soporte como adjuntos durante la creación de las facturas. Los documentos de soporte que se espera que se adjunten en la carga de facturas en SWIM para Viacom son los siguientes:

a.       Copia escaneada de la factura del proveedor

b.      Cartas de adjudicación

c.       Hoja de aceptación del servicios

d.      Documento de orden de entrega, etc.

e.      Documentos de acuerdo a lo estipulado en los términos y condiciones del contrato, en la sección de adjuntos

Seleccione el archivo que desea adjuntar y haga clic en "upload" (cargar). El archivo adjuntado se desplegará en la lista de adjuntos. Para eliminar un documento adjunto, haga clic en el icono del cesto de basura del lado derecho del documento.

a.       Para ingresar una factura para su pago, después de crear la factura en el SWIM, haga clic en el botón "send" (enviar).

b.      Para ingresar una factura sin orden de compra como un adjunto, consulte "Cómo ingresar una factura sin orden de compras" más arriba.

Para ver el estado de una factura y saber si se pagó, vaya a "Supplier Self Service" (Autoservicio para el proveedor)> "Home Page" (Inicio) > "All Invoices and Credit Memos" (Todas las facturas y notas de crédito)

Para crear una cuenta de usuario adicional, vaya a "Home" (Inicio) > "Administration" (Administración)> "Create User" (Crear usuario)>

Acepte la declaración de privacidad de datos. Complete todos los campos en "General User Information" (Información del usuario general), "Contact Information" (Información de contacto) y "Settings" (Configuraciones).

Para encontrar otros usuarios, vaya a ¨"Administration" (Administración) > "Find User" (Encontrar usuario)

Para ver la lista de clientes, vaya a "Home" (Inicio) > "Administration" (Administración) > "Customer Lists" (Listas de clientes)

Para cambiar su contraseña, vaya a "Home" (Inicio) > "Administration" (Administración) > "My User Profile" (Mi perfil de usuario)

También puede cambiar su contraseña en la página de acceso, haga clic en "change my password" (cambiar mi contraseña).

Para cambiar la información de su compañía, vaya a "Home" (Inicio) > "Administration" (Administración) > "Company Data" (Datos de la compañía)

a.       Haga clic en "CHANGE" (Cambiar)

b.      Complete los campos que desea cambiar

c.       Haga clic en "SAVE" (Guardar) (ubicado en la parte superior de la página)

Tenga en cuenta que sólo podrá cambiar ciertos tipos de información y todos los cambios son revisados por nuestro equipo de configuración de proveedores.

Para cambiar su información personal de usuario (por ejemplo, dirección de correo electrónico), vaya a "Home" (Inicio) > "Administration" (Administración) > "My User Profile" (Mi perfil de usuario)

1.       Haga clic en "PROCESS" (Procesar)

2.       Complete los campos que desea cambiar

3.       Haga clic en "Save" (Guardar)

Tenga en cuenta que esta dirección de correo electrónico no se asocia con la información de la compañía.  Consulte ¿cómo cambio la información de mi compañía?

Puede enviar un correo electrónico a  VendorInquiry@viacomcbs.com por cualquier pregunta, o llamar a nuestra línea gratuita de soporte a proveedores para obtener ayuda entre las 9 am y las 8 pm (hora del este de EE. UU.). Se dispone de ayuda en inglés, español y portugués brasileño.