SWIM (Supplier Workplace for Invoice Management, etwa: Arbeitsplatz für Lieferanten für die Rechnungsverwaltung) ist ein Online-Portal für Viacom-Lieferanten und -Geschäftspartner, das den Zugriff auf Bestellungen, Rechnungen und den Zahlungsstatus ermöglicht.

SWIM steht allen registrierten Lieferanten zur Verfügung. Wenn Sie noch nicht registriert sind, erhalten Sie bei Ihrem Viacom-Ansprechpartner eine Anleitung zur Registrierung. 

Um auf das Portal zuzugreifen, wird ein aktueller Web-Browser benötigt. Um die minimalen Systemeinstellungen zu erfahren, gehen Sie auf die hier befindliche Hilfe-Seite, öffnen das Dokument mit dem Titel „Für SWIM erforderliche minimale Systemeinstellungen“ und folgen der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sicherzustellen, dass Ihre Systemeinstellungen korrekt sind.

Das Portal steht sieben Tage in der Woche rund um die Uhr zur Verfügung. Es kann jedoch Zeiten geben, in denen eine Systemwartung erforderlich ist; dann ist das Portal für kurze Zeit nicht verfügbar.

a.       Um sich anzumelden, nutzen Sie den Link für das Swim-Portal: http://theswim.viacom.com

b.      Geben Sie Benutzer-ID und Passwort ein

c.       Klicken Sie auf „Anmelden“

d.      Jetzt können Sie auf das SWIM-Portal zugreifen

a.       Alle Bestellungen – Dieser Link führt Sie zu allen Bestellungen Ihres Unternehmens

b.      Neu – Neue Bestellungen, die von Ihrem Unternehmen noch bearbeitet werden müssen

c.       Geändert – Bestellungen, die geändert wurden

d.      In Bearbeitung – Bestellungen, die von Ihrem Unternehmen zeitweilig zurückgehalten werden oder die vom Kunden zurückgesendet wurden und durch den Lieferanten weiter bearbeitet werden müssen

e.      Bestätigt – Bestellungen, die durch den Lieferanten bestätigt wurden

f.        Teilweise durch Kunden angenommen – Bestellungen, die durch den Lieferanten teilweise angenommen wurden

g.       Zurückgewiesen – Bestellungen, die durch den Lieferanten zurückgewiesen wurden

h.      Durch Kunden storniert – Bestellungen, die storniert wurden. Stornierung einer Bestellung kann durch Zurückweisung der Bestellung seitens des Lieferanten oder durch gültige Löschung des Bestelldokuments bewirkt werden.

Alle Rechnungen und Gutschriften

Dieser Link führt Sie zu allen Rechnungen und Gutschriften, die von Ihrem Unternehmen (dem Lieferanten) erstellt wurden:

i.         In Bearbeitung – Liste der Rechnungen und Gutschriften, die vom Lieferanten bearbeitet werden

j.        Dokument versandt – Liste der Rechnungen und Gutschriften, die an den Lieferanten versandt wurden

k.       Angenommen – Rechnungen und Gutschriften, die durch den Lieferanten genehmigt wurden

l.         Zurückgewiesen – Rechnungen und Gutschriften, die durch den Lieferanten zurückgewiesen wurden

m.    Erstellen – Erstellen Sie über diesen Link eine Rechnung oder Gutschrift

a.       Um eine Rechnung aus einer Bestellung zu erstellen, gehen Sie auf der Startseite auf Alle Rechnungen und Gutschriften > Erstellen > Für eine Bestellung

b.      Wählen Sie eine Bestellung (PO) aus und erstellen Sie daraus eine Rechnung.

c.       Sie können die Rechnungsnummer ändern und den Rechnungsbetrag bearbeiten; beachten Sie aber, dass für die Änderung von Beträgen zusätzliche Genehmigungen des Viacom-Anforderers notwendig sein können.

d.      Wenn Sie Rechnungen an Einrichtungen in Lateinamerika, Europa, Afrika oder Australien senden, müssen Sie Ihrer elektronischen SWIM-Rechnung auch eine PDF-Kopie Ihrer Rechnung beifügen.

e.      Hinweis: Rechnungen zu Bestellungen können auch per Post oder E-Mail an die unter Abschnitt h).angegebenen Adressen geschickt werden. Geben Sie bitte nur Ihre Bestellnummer und die VAT, ABN, oder GST nummer an (wo erforderlich – siehe unten).

Ja, die Rechnungsnummer ist ein obligatorisches Feld. Die Nummer, die Sie in dieses Feld eingeben, erscheint auf dem Überweisungsbescheid. Bitte verwenden Sie die rechtmäßige Rechnungsnummer für Ihre Rechnung.

a.       Ihre Lieferantennummer (sofern bekannt)

b.      Ihre Bestellung (PO-Nummer) auf dem Gesicht der Rechnung

Bitte senden Sie Ihre Rechnung per E-Mail (oder per Post) an eine der unten- Adressen:

a.       Für Lieferanten, die mit Einrichtungen von Viacom in Europa, Mittlerer Osten, und Afrika Geschäfte tätigen:

a.       Sie können Rechnungen per E-Mail senden an: EMEASWIM@ipsservices.com

Eine Rechnung ohne Bestellung MUSS auf der Vorderseite der Rechnung alle folgenden Angaben enthalten:

a.       Viacom Unternehmenscode und Name (d. h. 3390 MTV Networks Europe, 2359 MTV Networks Argentina)

b.      Die Viacom Identifikationsnummer (VIN) des MTVN/Viacom Mitarbeiters, der die Waren und/oder Dienstleistungen bestellt

c.       Ihre Lieferantennummer (sofern bekannt)

d.      Geben Sie die Währung an

e.      Bitte beachten Sie: Buchungskreis-und Fahrgestellnummer sind erforderlich, um zu gewährleisten, wird die Rechnung verarbeitet. Sie können diese Informationen von Ihrem Geschäftskontakt zu erhalten.

f.        Wenn Sie in einem der folgenden Länder sind bitte auch Ihre VAT, ABN, oder GST Nummer:

        - Spanien

        -  Portugal

        - Deutschland

        - Belgien

        - Niederlande

        - Italien

        - Frankreich

        - Großbritannien

        - Polen

        -Tschechische Republik

        - Ungarn

        - Schweiz

        - Südafrika

        - Nigeria

        - Australien

        - Neuseeland

Bitte senden Sie Ihre Rechnung per E-Mail (oder per Post) an eine der Adressen-siehe Abschnitt "h":

Bitte beachten Sie die folgenden Richtlinien und hilfreichen Hinweise von IPS, unserem Imaging-Partner, wenn Sie eine Rechnung ohne Bestellung an die oben genannte E-Mail-Adresse senden:

a.       Im Interesse einer schnelleren Bearbeitung fügen Sie bitte die Dokumente an eine leere E-Mail-Nachricht an, d. h. geben Sie im Nachrichtentext keine „Signaturen“ oder Logos, Grafiken oder Links ein. Diese stellen kein Problem dar, verzögern aber die Bearbeitung etwas. Am effizientesten für die Bearbeitung ist das PDF-Format.

b.      Sie senden Ihre E-Mail an eine Mailbox, die nicht von Personen überwacht wird, das heißt, E-Mails werden nicht gelesen, die Kenntnisnahme wird nicht bestätigt und Rückrufwünsche werden nicht bearbeitet. Fügen Sie keine Anweisungen in den Nachrichtentext ein – der Nachrichtentext wird ignoriert.

c.       Die wichtigste(n) Seite(n) sollte(n) in dem zu bearbeitenden Dokument am Anfang stehen, gefolgt von Seiten, die zur Unterstützung/als Belege dienen – alle im selben Dokument.

d.      Die Größe der Anhänge (pro E-Mail-Nachricht) ist auf 10 MB begrenzt, das heißt, wenn die Anhänge größer sind, müssen sie aufgeteilt und in mehreren E-Mails gesendet werden. Teilen Sie keine Arbeitspositionen auf, da diese nicht wieder zusammengefügt werden.

e.      Dateinamen dürfen nicht länger als 100 Zeichen sein. Dateien mit längeren Namen werden nicht bearbeitet. Verwenden Sie keine Symbolzeichen außer Leerzeichen, Gedankenstrich/Bindestrich und Unterstrich.

f.        Sensible/vertrauliche Dokumente oder Daten sollten nicht per E-Mail versandt werden, da dies kein sicheres „Transportmittel“ ist.

g.       Eine E-Mail-Nachricht kann mehrere Dokumente als Anhänge haben. Aus Effizienzgründen sollte jedes Dokument eine separate Rechnung oder Arbeitsposition darstellen. Wir können jedoch auch ein Dokument annehmen, das mehrere Rechnungen (Arbeitspositionen) enthält.

h.      Wenn Sie Ihre eigenen Dokumente einscannen, z. B. mit einem Multifunktionsgerät (MFD, MFP usw.), scannen Sie mit einer Auflösung von 200 oder 300 dpi und speichern Sie das Dokument als Schwarz-Weiß-PDF-Datei.

i.         E-Mails werden bis zum Annahmeschlusszeitpunkt bearbeitet, das ist normalerweise 15 Uhr Eastern Time (USA). E-Mails, die nach diesem Zeitpunkt eingehen, werden am nächsten Tag bearbeitet.

a.       Dateierweiterung Dateityp

b.      CSV Kommagetrennte Werte

c.       DOC Microsoft Word 95-2003

d.      DOCX Microsoft Word 2007-2010

e.      HTM, HTML HTML-Dokument

f.        PDF Adobe Portable Document Format

g.       PPT Microsoft PowerPoint 95-2003

h.      PPTX Microsoft PowerPoint 2007-2010

i.         PRN Printer Text File

j.        RTF Rich Text Format

k.       TIF, TIFF Tagged Image File Format

l.         TXT Plain Text

m.    XLS Microsoft Excel 95-2003

n.      XLSX Microsoft Excel 2007-2010

o.      XML XML-Format

p.      ZIP Komprimiertes Archiv (ohne Passwort)

Das Anhängen von Rechnungen ist erforderlich für Lieferanten in Lateinamerika, Europa, Afrika und Australien. Lieferanten in Lateinamerika müssen bei der Erstellung von Rechnungen außerdem unterstützende Dokumente als Anhänge anfügen. Es wird erwartet, dass folgende Belege als unterstützende Dokumente bei der Einreichung von Rechnungen an Viacom über SWIM angefügt werden:

a.       Eingescannte Kopie der Lieferantenrechnung

b.      Zuschlagsbestätigung

c.       Leistungsabnahmeblatt

d.      Lieferauftragsdokument usw.

e.      Dokumente gemäß der Vereinbarung in den Vertragsbedingungen im Abschnitt „Anhänge“

Wählen Sie die Datei aus, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf „Hochladen“. Die angehängte Datei wird in der Anhangsliste angezeigt. Um ein angehängtes Dokument zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite des Dokuments.

Um den Status einer in SWIM erstellten Rechnung zu sehen, gehen Sie auf der Startseite auf Alle Rechnungen und Gutschriften. „Dokument versandt“ ist der letzte Status auf dieser Seite. Um weitere Details zu erhalten, und für Rechnungen ohne Bestellung, rufen Sie den Statusbericht für Rechnungen ab, indem Sie auf die Schaltfläche klicken, die Sie auf dieser Seite sehen.

Um ein zusätzliches Benutzerkonto anzulegen, gehen Sie auf der Startseite auf Verwaltung > Benutzer anlegen > Der Datenschutzerklärung zustimmen. Füllen Sie alle Felder unter „Allgemeine Benutzerinformationen“, „Kontaktdaten“ und „Einstellungen“ aus.

Um andere Benutzer zu finden, gehen Sie auf der Startseite auf Verwaltung > Benutzer finden.

Um Kundenlisten anzuzeigen, gehen Sie auf der Startseite auf Verwaltung > Kundenlisten

Um Ihr Passwort zu ändern, gehen Sie auf der Startseite auf Verwaltung > Mein Benutzerprofil.

Sie können Ihr Passwort auch auf der Anmeldeseite ändern. Klicken Sie dazu einfach auf „Mein Passwort ändern“.

Um die Informationen Ihres Unternehmens zu ändern, gehen Sie auf der Startseite auf Verwaltung > Unternehmensdaten.

a.       Klicken Sie auf „ÄNDERN“

b.      Füllen Sie das Feld/die Felder aus, das/die Sie ändern möchten

c.       Klicken Sie auf „SPEICHERN“ (Schaltfläche oben auf der Seite)

Bitte beachten Sie, dass Sie nur bestimmte Arten von Informationen ändern können und dass alle Änderungen von unserem Team für die Einrichtung von Lieferanten (Vendor Setup Team) überprüft werden.

Um Ihre persönlichen Benutzerinformationen zu ändern (d. h. E-Mail-Adresse), gehen Sie auf der Startseite auf Verwaltung > Mein Benutzerprofil.

1.       Klicken Sie auf „BEARBEITEN“

2.       Füllen Sie das Feld/die Felder aus, das/die Sie ändern möchten

3.       Klicken Sie auf „SPEICHERN“

Bitte beachten Sie, dass diese E-Mail-Adresse nicht mit den Unternehmensinformationen verbunden ist. Beachten Sie dazu den Abschnitt „Wie ändere ich die Informationen meines Unternehmens?“.

Für Europa, Mittlerer Osten, und Afrika senden Sie bitte eine E-Mail mit Ihren Fragen an GBSBudapest@viacom.com oder rufen Sie zur Unterstützung unsere Lieferanten-Support-Hotline an. Die verfügbaren Support-Sprachen sind Englisch, Ungarisch, Deutsch, Polnisch, Italienisch, Französisch, Holländisch, Spanisch und Portugiesisch.